Logistica settore in forte crescita: bisogna prestare attenzione ai documenti di magazzino

L’era moderna è caratterizzata da tecnologie e digitale, settore che ha spinto a una forte crescita degli e-commerce e del mercato di produzione.

Tutti questi sono anche ambienti che hanno necessità di avere un magazzino e una logistica che siano impeccabili, per riuscire a seguire la grande mole di lavoro richiesto.

In questo mondo frenetico, fatto di spedizioni veloci e prodotti sempre disponibili, la perfetta organizzazione è il pilastro portante per il successo, e i documenti di magazzino in questo senso rivestono perciò un ruolo cruciale.

Questi permettono infatti di catalogare, tenere traccia e certificare ogni singolo aspetto delle merci, così da facilitare alcune operazioni, velocizzarle e avere sempre qualcosa che possa dimostrare la corretta esecuzione delle procedure.

Ma quali sono esattamente i documenti di magazzino più importanti, per una gestione ottimale della logistica?

Cos’è un DDT

Il documento di trasporto (DDT) è uno dei più importanti all’interno di un magazzino. Si tratta di  uno strumento legale per la movimentazione delle merci che ha rimpiazzato la vecchia “bolla d’accompagnamento”.

Deve contenere informazioni fondamentali come il numero progressivo, la data di consegna, i dettagli dei soggetti coinvolti e di eventuali terzi partecipanti al trasporto, nonché la natura, la qualità e la quantità dei beni trasportati.

Ad oggi, per rendere ancora più efficiente l’uso del DDT, vi è la possibilità di far uso di una sua gestione digitale, consentendo una sua trasmissione e conservazione elettronica, in accordo tra fornitore e cliente.

Attenzione alle fatture

Oltre ad essere necessarie per gli adempimenti fiscali, le fatture svolgono un ruolo fondamentale per il monitoraggio delle attività di carico e scarico dei prodotti.

Nel contesto di realtà più strutturate, l’amministrazione si occuperà della loro gestione, mentre il magazzino si concentrerà esclusivamente sull’emissione dei documenti di trasporto (DDT), entrambi importanti per tenere perfettamente traccia dei prodotti.

La loro accurata gestione è quindi imprescindibile per garantire un flusso efficiente delle operazioni di magazzino e per una corretta valutazione delle prestazioni aziendali.

Inventario

Se si ha mai avuto a che fare con un magazzino, non si può non aver mai sentito parlare dell’inventario. I due termini, infatti, sembrano essere imprescindibili l’uno dall’altro, in quanto quest’ultimo costituisce una lista completa e aggiornata di tutti i prodotti presenti e del loro valore.

L’inventario fornisce, in altre parole, una panoramica dettagliata delle scorte disponibili, ma oltre a questo è essenziale anche per il monitoraggio accurato delle merci e per prendere decisioni informate riguardo agli approvvigionamenti e alla gestione delle risorse.

Sebbene una piccola attività possa optare per una soluzione economica come Excel, per realizzarne uno, va sottolineato che tale metodo può comportare rischi significativi, con elevata possibilità di errori.

Data l’importanza di questo documento, è una buona idea quindi investire in soluzioni di gestione dell’inventario più avanzate e automatizzate.

Ad oggi, in questo senso, esistono software online specializzati in merito che garantiscono la velocità di compilazione, l’automatizzazione di alcuni processi e un rischio di errori praticamente nullo, con numerosi sistemi di controllo.

Ordini e comande

È, infine, importante prestare estrema attenzione al monitoraggio degli ordini dei clienti, per poter offrire un servizio che sia tempestivo ed efficiente.

Se questo passaggio viene fatto in maniera superficiale o negligente si potrebbe mettere a rischio il rapporto con il cliente, conducendo alla perdita di fiducia e alla possibile migrazione verso altri fornitori.

Mantenere un controllo accurato degli ordini consente di anticipare le esigenze e di pianificare in modo adeguato la produzione e la gestione delle scorte, oltre che la loro spedizione.

Anche in questo caso, l’adozione di sistemi avanzati per la gestione degli ordini può migliorare notevolmente la precisione e la tempestività nella loro evasione, ottimizzando la soddisfazione dei clienti e rafforzando la reputazione dell’azienda nel mercato.

Ultimi consigli

Per concludere, per una gestione magazzino impeccabile, può essere una buona idea seguire alcune piccole accortezze:

• Verificare sempre l’aderenza tra il documento di trasporto (DDT) o la fattura accompagnatoria e la merce ricevuta.
• Organizzare l’inventario con scadenze fisse e frequenti, se possibile, per mantenere un controllo accurato delle scorte.
• Coordinare gli arrivi e le partenze della merce, dividendo le aree di carico e scarico se lo spazio lo permette, così da avere una logistica fluida e senza intoppi.
• In caso di merce danneggiata o mancante, agire prontamente per evitare perdite e ottenere eventuali crediti.

Infine, può essere importante considerare l’utilizzo di software dedicati per semplificare la gestione dei documenti e amministrare il magazzino in modo rapido e preciso, così da automatizzare alcuni processi, garantendone l’efficienza e la velocità