Documenti cartacei in ufficio: come e perché archiviarli

La trasformazione digitale in Italia è ancora in atto e sono numerose le imprese che si trovano ogni giorno a dover produrre, gestire e archiviare numerosi documenti cartacei. Se per tante aziende la fatturazione elettronica ha sicuramente alleggerito il carico di documentazione cartacea presente negli uffici, è vero comunque che tantissimi documenti si producono ancora su carta e vanno conservati per un lungo periodo di tempo, dai 5 ai 10 anni a seconda dei casi.

Come preparare un archivio

Le norme che regolamentano l’archiviazione dei documenti indicano esclusivamente le tempistiche e il formato di tali documenti. Ogni azienda ha quindi la completa libertà su come conservare questo tipo di materiale, approfittando di spazi interni o anche di un servizio esterno. È essenziale prima di tutto che i documenti siano facilmente identificabili e reperibili; per questo è necessario utilizzare sistemi di archiviazione chiari e uniformi. L’acquisto di raccoglitori e schedari economici di certo aiuta, anche perché per alcune aziende la mole di documenti da archiviare ogni giorno è ingente. Predisporre quindi una metodologia di archiviazione è il primo passo, che consente di trovare rapidamente un documento all’occorrenza e di avere la certezza della corretta conservazione. Per quanto riguarda il formato dei documenti da conservare, questo viene precisato solo per le fatture elettroniche; tutti gli altri documenti possono essere stampati su carta con lo stile e nella forma che si preferisce; a patto che tutti i dati siano ben leggibili e che i fogli vengano tenuti in luogo asciutto, senza il rischio che si rovinino con il passare degli anni.

L’ordine prima di tutto

Quindi la metodologia di archiviazione dovrà essere precisa e chiara; utilizzando una singola metodologia per tutti i documenti e mantenendola nel corso del tempo sarà più facile trovare ciò che si sta cercando. Solitamente si suddividono i documenti per anno di redazione, tipologia di documento e ordine alfabetico per fornitore o cliente. Quale tipologia di informazione sfruttare come principale elemento dipende poi dalla singola realtà produttiva e dall’attività che svolge. Ci sono alcune realtà che hanno a che fare con un ridotto numero di cliente e fornitori, che quindi preferiscono archiviare pratiche, contratti e fatture con la sola indicazione della data di redazione. In altri casi invece è importante conservare tutti i documenti che riguardano ogni cliente e fornitore in modo unitario, indipendentemente dall’anno in cui sono stati prodotti. In questi casi la suddivisione per data viene fatta all’interno del raccoglitore del singolo cliente o fornitore.

Materiale e spazio

Come detto in precedenza, i documenti cartacei vanno spesso conservati per molti anni, è quindi importante tenerli in un luogo asciutto, dove non si possano deteriorare e non siano esposti all’umidità. Si sfruttano solitamente appositi armadi, in modo che sia più facile avere sott’occhio tutta la documentazione disponibile. Per l’effettiva archiviazione si possono poi sfruttare vari strumenti, tra cui raccoglitori ad anelli, buste in materiale plastico, schedari e raccoglitori di vario genere. In alcuni casi risulta comodo l’uso di buste collegate ai raccoglitori, in cui inserire bolle e documenti di trasporto, o anche ricevute dalle forme bizzarre, che non entrerebbero in una classica busta in formato A4.